En la actualidad, el indicador OTIF (On Time, In Full), que se traduce como “a tiempo y completo”, es uno de los más importantes para el sector logístico. Este KPI mide la capacidad de una empresa para entregar un pedido en el plazo acordado y con la cantidad y condiciones exactas solicitadas. No basta con entregar rápido, ni tampoco solo con entregar lo correcto: ambos factores deben cumplir al mismo tiempo.
Además, las empresas que buscan mantener este indicador elevado suelen implementar mecanismos de protección de su mercancía para evitar imprevistos durante el traslado, y una de las herramientas más importantes es el seguro de mercancía, que ayuda a reducir el impacto de eventos inesperados y garantizar que los pedidos lleguen en las condiciones necesarias para cumplir con los compromisos asumidos.
¿Qué evalúa realmente OTIF en una operación logística?
El indicador OTIF se distingue de otros indicadores porque solo considera exitosas aquellas entregas que cumplen simultáneamente con dos condiciones: llegar a tiempo y llegar completas. Lo anterior lo convierte en un medidor integral y preciso que permite evaluar el desempeño logístico desde una perspectiva real, alineada con las expectativas del cliente.
De manera práctica, este indicador evalúa:
- La puntualidad, es decir, si la entrega llega en el plazo acordado, sin adelantos excesivos ni retrasos.
- La completitud, es decir, si el pedido contiene exactamente la cantidad y los productos solicitados.
- La exactitud en las condiciones, como el lugar indicado y el embalaje adecuado.
Si cualquiera de estos factores falla, la entrega no se considera como OTIF cumplido.
Por ejemplo, una empresa de cafeterías solicita 300 kilogramos de café molido para recibirlos el martes temprano, con el fin de abastecer a todas sus sucursales. Si el proveedor entrega los 300 kilogramos el jueves, aunque estén completos, no cumple con este indicador. Si entrega 250 kilogramos el martes, tampoco. Solo si entrega los 300 el martes en la dirección acordada la entrega cumple el indicador.
Lo interesante es que este KPI también se ve afectado por factores externos a la empresa, como retrasos en transporte o daños en la mercancía. Aquí, el seguro de paquetería contribuye indirectamente, pues ayuda a que, incluso ante imprevistos, la empresa pueda reponer, responder y cumplir mejor con sus compromisos de entrega.
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¿Cómo se calcula y cómo interpretar sus resultados?
La fórmula de este medidor es sencilla, aunque su aplicación requiere monitoreo constante y trazabilidad operativa:
OTIF (%) = (Pedidos entregados a tiempo y completos / Total de pedidos enviados) × 100
Si una empresa debe entregar 500 pedidos durante un mes y solo 450 llegan a tiempo y completos, el cálculo sería:
450 ÷ 500 = 0.90
OTIF = 90%
Esto significa que el 10% de los clientes no recibió lo prometido.
Por otra parte, cuando este medidor es bajo, generalmente revela problemas como:
- Falta de precisión en el inventario.
- Tiempos de preparación de pedidos mal distribuidos.
- Planeación de demanda deficiente.
- Procesos manuales o comunicación interna rígida.
- Descoordinación con proveedores o transportistas.
Como ejemplo, una empresa logística descubre que su KPI promedio es de 82%. Al analizar los pedidos fallidos, nota que en la mayoría de los casos el problema está en la cantidad enviada, no en la puntualidad. Esto indica que la falla principal no es el transporte, sino la gestión del almacén y el control de existencias. Con esta información, puede dirigir esfuerzos específicos y mejorar su rendimiento sin necesidad de reformar toda la operación.
En algunas industrias, mantener un 95% es considerado excelente; sin embargo, compañías como Walmart han exigido a sus proveedores valores cercanos al 98%, lo cual refleja la alta competitividad del mercado actual.
Beneficios y estrategias para optimizarlo
Tener un OTIF elevado no solo beneficia al cliente, sino que también mejora la estructura interna y los resultados financieros de la empresa. Cuando los pedidos se procesan correctamente desde el inicio, se elimina la necesidad de correcciones, devoluciones o comunicaciones adicionales, lo que reduce costos y agiliza los flujos de trabajo.
Otros beneficios principales de mejorar este indicador son los siguientes:
- Aumento de la satisfacción y fidelización del cliente.
- Reducción de devoluciones y reprocesos costosos.
- Optimización del inventario y del espacio en almacén.
- Mejora de la reputación y competitividad de la empresa.
Para mejorar el OTIF, es recomendable:
- Usar sistemas de gestión digital para controlar inventarios en tiempo real.
- Establecer acuerdos claros de niveles de servicio con proveedores.
- Mejorar la comunicación entre compras, almacén y transporte.
- Realizar auditorías logísticas periódicas.
- Capacitar al personal que interviene en la preparación de pedidos.
En conclusión, el indicador OTIF se ha convertido en un estándar indispensable para evaluar la calidad en la cadena de suministro, ya que representa la esencia de lo que el cliente espera: recibir exactamente lo acordado, cuando se prometió. Mejorar este indicador requiere precisión, herramientas tecnológicas, sincronización entre equipos y una cultura orientada al servicio. Si una empresa logra mantener este indicador elevado, se vuelve más confiable, eficiente y competitiva en el mercado.
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Fuente: Mecalux
