En la actualidad, miles de toneladas de mercancías cruzan fronteras cada día, por lo que la logística se ha convertido en una disciplina esencial, aunque compleja. Cada operación de transporte debe ejecutarse con precisión milimétrica para cumplir con tiempos, presupuestos y condiciones de los envíos de carga. Sin embargo, incluso con los avances tecnológicos y la creciente experiencia de los operadores logísticos, los errores siguen siendo una constante en muchas empresas, sobre todo cuando no se cuenta con una estrategia adecuada o el conocimiento necesario.
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Fallos en la preparación de los envíos de carga: embalaje, etiquetado y documentación
Uno de los pilares fundamentales de cualquier envío exitoso es su correcta preparación y es en este punto donde muchas empresas cometen una serie de errores que pueden parecer menores, pero que tienen consecuencias importantes:
- Embalaje deficiente. Un mal embalaje puede hacer que incluso la mercancía más robusta llegue dañada. Muchas empresas, sobre todo las pequeñas, subestiman la importancia de materiales como el papel burbuja, los pallets correctamente retractilados o cajas resistentes. Un solo impacto durante la carga o descarga puede comprometer la integridad del producto, generar pérdidas económicas y dañar la reputación con el cliente final.
- Etiquetado incorrecto. Otra falla común es la etiquetación ineficiente o ambigua. Un error en esta etapa puede provocar desvíos, retrasos e incluso pérdidas de los envíos de carga. Esta situación es aún más crítica en operaciones internacionales, donde la barrera del idioma o la falta de estandarización, como por ejemplo, no seguir las normas ISO en etiquetado, puede confundir a los operadores en tránsito.
- Documentación incompleta o errónea. Los errores en facturas, albaranes o información fiscal pueden detener tu mercancía en aduanas por días, incluso semanas. No tener claro si un producto requiere cierto arancel, si el IVA aplica o si el agente aduanal cuenta con la experiencia necesaria puede convertir una operación simple en una pesadilla logística.
Para evitar este tipo de errores, es indispensable asegurarse de tener listas de verificación estandarizadas antes de cada envío, así como también colaborar con personal capacitado para revisar embalaje, etiquetas y documentación.
Mala planificación y decisiones apresuradas
Una planificación insuficiente de la operación logística o una toma de decisiones sin una evaluación adecuada generan costos innecesarios y complicaciones evitables, por lo que es necesario prevenir las siguientes situaciones:
- Pagar por urgencias innecesarias. Muchas empresas contratan servicios exprés cuando no hay tanta urgencia, lo que por lo general es consecuencia de una planificación deficiente o simplemente un hábito ya generado. El resultado es un aumento de costos injustificado y una presión innecesaria en la cadena logística.
- Elegir el modo de transporte inadecuado. No todos los envíos de carga deben realizarse por avión ni todos los destinos requieren transporte terrestre. De esta manera, hacer una mala elección entre marítimo, aéreo o terrestre o no considerar soluciones combinadas puede significar retrasos, sobrecostos o una menor seguridad en el traslado.
- Ignorar detalles críticos de entrega. A menudo se pasa por alto si el destino cuenta con muelle de descarga, acceso para camiones grandes, restricciones horarias, entre otros. Estos detalles logísticos generan recargos inesperados, reintentos de entrega o incluso devoluciones.
Es fundamental trabajar con un operador logístico que entienda el producto, los tiempos y las rutas; para esto, deben evaluarse las diferentes opciones con base en datos más precisos. La planificación previa puede reducir más del 50% de los errores operativos.
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Desconocimiento del proceso completo: desde la contratación hasta la recepción
Más allá de la preparación y la elección del transporte, muchos de los siguientes errores ocurren simplemente por no conocer a fondo cómo funciona el proceso logístico en su totalidad:
- No asegurar la mercancía (o hacerlo mal). Algunas empresas ni siquiera contratan seguro o eligen una cobertura insuficiente. En caso de un accidente, extravío o daño, los costos recaen enteramente en el remitente. Además, no declarar correctamente el valor real puede dificultar las reclamaciones ante incidentes. Ante esta situación, SafeLink Marine, experto en seguros de carga, ofrece asesoría personalizada para elegir la cobertura más adecuada para cada envío.
- No revisar la mercancía al recibirla. Firmar el albarán sin inspeccionar el contenido es una práctica común en los envíos de carga, pero que puede generar consecuencias negativas. Si después se detecta un daño o pérdida, será más difícil reclamar. Tomarse unos minutos para revisar el estado físico y la coincidencia con la documentación puede evitar dolores de cabeza.
- Falta de trazabilidad. Actualmente, no saber dónde está la carga en tiempo real es un riesgo logístico. Por esta razón, es indispensable contar con el servicio de monitoreo activo de SafeLink Tracking, el cual permite el rastreo de las mercancías durante su transporte terrestre y activa un código rojo ante cualquier incidencia, disminuyendo así los riesgos logísticos.
- Elegir un operador logístico inadecuado. Trabajar con un proveedor que no se adapta a las necesidades específicas, como por ejemplo utilizar paquetería en lugar de carga consolidada, puede traducirse en costos más altos, entregas más lentas y menor calidad de servicio. Es fundamental seleccionar un operador con experiencia en el sector, que tenga cobertura en las rutas necesarias y ofrezca servicios integrales como logística inversa o almacenaje si lo necesitas.
Para evitar estas situaciones, es fundamental capacitar a los equipos en cada etapa del proceso logístico. De esta manera, se tendrá una mayor claridad sobre seguros, trazabilidad, recepción, devolución y evaluación, lo que permitirá tomar decisiones más estratégicas y reducir riesgos.
SafeLink Marine es un experto en seguros de carga que se interesa en proteger los negocios de todos sus clientes.
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Fuente: Trafimar
