Durante la temporada alta del comercio internacional, las importaciones son especialmente susceptibles a sufrir retrasos debido a los aumentos tanto en demanda como en las tarifas, por lo que es necesario tomar medidas precautorias. Para lograr una importación exitosa en este periodo, los freight forwarders deben estar preparados para evitar aquellas barreras que pueden dificultar los negocios de sus clientes.

Para gran parte de las empresas pequeñas, esta temporada puede representar hasta el 30% de sus ventas anuales, por lo que es crucial contar con una buena planificación para asegurar que los productos lleguen en el tiempo estimado. 

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¿Cuándo es necesario tomar acciones para lograr una importación exitosa?

Por lo general, la temporada alta del comercio internacional comienza a mediados de verano, aproximadamente en el mes de agosto y culmina hasta finales del mes de octubre, cuando la saturación de los puertos y aduanas comienza a aminorar. La razón por la que ocurre esta situación es debido a la proximidad de fechas mundialmente conocidas e importantes para el comercio, como lo son la Navidad y el Black Friday.

Sin embargo, a pesar de que esta temporada comienza hasta mediados del año, las medidas preventivas deben tomarse con mucha antelación para así evitar retrasos en los envíos y que esto genere un coste extra. Durante los primeros meses del año, es necesario realizar un pronóstico claro de cómo será esta temporada para el negocio y a partir de ahí tomar acciones para asegurar una importación exitosa.

Para esto, es ideal que primeramente se realice una evaluación de la empresa para pronosticar las ventas, relacionarlos con las tendencias de la industria y, de esta manera, determinar de cuánto será la demanda. Así se evaluará si hay productos específicos que necesiten arribar con mayor urgencia y así darles prioridad en la gestión de distribución y transporte.

Con esta primera planificación realizada con la debida antelación, el proceso para importar durante temporada alta puede resultar más sencillo y eficaz para todas las partes involucradas.

¿Qué acciones deben tomar los freight forwarders en esta temporada?

Desde el primer contacto con los clientes, la comunicación fluida entre ambas partes es una de las piezas fundamentales durante los meses siguientes para lograr una importación exitosa. Es necesario proporcionarles información respecto a qué tan ajustada estará la capacidad durante la temporada alta para que organicen sus envíos con anticipación y así, ellos puedan prever su producción y formular planes de acción.

Además, también es importante recordar que pueden surgir costos adicionales durante la temporada alta ya que los puertos se congestionan de forma excesiva, los operarios no dan abasto y los tiempos de espera aumentan, al igual que el precio del combustible. En conjunto con el cliente, es imprescindible evaluar de forma minuciosa las operaciones logísticas, para ayudarlos a comprender y evitar los cargos adicionales.

Aunado a esto, existen ciertos costos extras que benefician a la reducción de tiempos en vista de que una estrategia válida puede ser acordar envíos que combinen o tengan en cuenta diferentes modos de envío. Es así que debe decidirse si vale la pena realizar un pago extra para que las mercancías lleguen a tiempo, por lo que el freight forwarder puede aconsejar al cliente sobre cuál es la mejor opción.

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3 consejos para los importadores

Con el fin de lograr una importación exitosa, los freight forwarders deben proporcionar una serie de consejos y recomendaciones a los clientes para evitar contratiempos y costos innecesarios. A continuación, presentamos 3 de los consejos más importantes durante esta temporada alta:

• Hacer la reservación con anticipación. En fechas normales, un mes de antelación bastaría para asegurar que las mercancías contaran con un lugar en el embarque para su transporte. Sin embargo, en esta temporada se necesitan varios meses de anticipación, ya que la demanda de productos se encuentra por encima de la capacidad de las líneas marítimas, lo que vuelve prácticamente imposible encontrar sitio cuando las fechas están próximas.
• Preparar anticipadamente la documentación. La documentación es un proceso necesario que acompaña a la importación a través de diferentes fases. Es por esto que es de suma importancia que la documentación sea correcta, emitida previa al embarque y que llegue a las partes implicadas con antelación suficiente para minimizar más los retrasos o costes extra durante la temporada alta. El número de operaciones que incurre día con día en gastos innecesarios debido a errores en la documentación es grande, por lo que es necesario evitarlo.
• Asegurar la mercancía. Este paso debe ser imprescindible para aquellos que desean importar en cualquier época del año; sin embargo, es necesario mencionar que, durante este período donde la demanda y los volúmenes aumentan, también lo hacen los riesgos. Es por lo anterior que no se debe escatimar en gastos en cuanto a seguros ya que si se protegen los envíos con anticipación, los clientes lo agradecerán más tarde.

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Fuentes: Solistica